escrever-email-formal

Escrever cartas em papel está a ser um processo ultrapassado pela escrita em sistemas tecnológicos, escrever  e-mails passou a ser algo normal no nosso dia a dia.

Escrever um e-mail formal não é como escrever uma carta comercial, embora os dois sejam bastante semelhantes.

Os factores mais importantes para escrever um e-mail formal perfeito são a concisão, a clareza e o português correto. Quem lê um bom e-mail formal sente necessidade de responder o mais brevemente possível, assim uma resposta é sempre garantida.

Aprenda com este artigo a escrever um e-mail formal que pode usar para candidaturas a empregos, contatos com empresas, envios de candidaturas espontâneas, envio de e-mail para anexar currículo vitae, etc.

Instruções para escrever um e-mail formal

Escolher um endereço de e-mail

  • Escolha um nome neutro para seu e-mail, sem apelidos, números ou frases.
  • Pode usar hífens e sublinhados para garantir um nome mais formal.
  • Coloque o seu nome verdadeiro, com ou sem sobrenome.
  • Caso já existam outras pessoas com o mesmo endereço, pode variar com o seu primeiro nome e as iniciais dos sobrenomes.

Como iniciar o e-mail

  • Use uma saudação adequada, dirigir-se ao destinatário pelo nome é o melhor a se fazer. Se necessário, use títulos formais como, por exemplo, Sr., Sra. ou Dr. Junto ao sobrenome do destinatário, seguido por uma vírgula.
  • Saudações como “Olá” também são aceitáveis, principalmente quando você não sabe o nome da pessoa para quem você está escrevendo. Quando for o caso, é importante que você se apresente já no primeiro parágrafo. Isso inclui dizer por que motivo você está escrevendo aquele e-mail e, caso não conheça a pessoa, onde você conseguiu o endereço eletrónico dela. Por exemplo: “O Meu nome é Joana. Estou entrando em contato para…”.
  • Tente ao máximo escrever uma mensagem curta, pois, apesar de ser algo formal, continua sendo um e-mail e deve ter essa característica.
  • Certifique-se de não divagar sobre o assunto, mas ir direto ao ponto. Procure falar sobre as coisas mais importantes e escreva, no máximo, cinco parágrafos, não mais que isso. Se cada parágrafo tiver mais ou menos cinco linhas é o ideal.
  • Se se tratar de uma mensagem de candidatura, é bom costume, começar por apresentar-se, nome completo, nacionalidade, nível académico e curso.

escrever-email formal

Conteúdo do e-mail

  • Estudar e saber das regras de gramática, ter vocabulário e saber como ordenar as palavras só faz melhorar o conteúdo do seu e-mail.
  • Verifique exaustivamente a ortografia e a gramática. As caixas de mensagem do gmail, hotmail e muitos outros já dispõem de ferramentas de verificação da ortografia e da gramática do texto da mensagem. Já não há desculpas para não escrever correctamente as palavras.
  • Muitas vezes, os e-mails de candidaturas a bolsas de estudo que são enviados, são recebidos por pessoas que fazem parte do júri de avaliação das candidaturas. Por isso, e-mails com erros, logo comprometem a admissão ou selecção do candidato.

Como fazer a despedida

  • No fim da sua mensagem, use termos formais, tais como “Atenciosamente” ou “Com melhores cumprimentos”. Não se esquece de assinar com o seu nome completo, cargo, empresa e telefone se julgar adequado.
  • Assine os e-mails com seu nome completo e, caso ache necessário, acompanhado de seus telefones para contato.

Como tratar os anexos do e-mail

  • Sempre que enviar documentos anexos ao mail, informe no corpo da mensagem e deve listar esses documentos.
  • Dê nomes adequados aos documentos que anexa ao e-mail.

Após finalizar o seu e-mail formal, revise tudo novamente e procure por erros escondidos e veja se a mensagem que pretende ser transmitida ao destinatário do e-mail formal.

Se achar necessário solicite comprovativo de leitura, por vezes é muito útil.

Envie comodamente o seu e-mail formal e espere ansiosamente a resposta. Se achar necessário solicite comprovativo de leitura, por vezes é muito útil.

DEIXE UMA RESPOSTA